大型會務策劃活動中的住宿安排怎么做

    許多大型會務活動、國際會議的耗時都挺長的，所以這都會涉及到一個酒店住宿問題。大型會務策劃中，住宿安排要怎么做呢？

一來，會務專員要確認會議住宿的程序

1、與飯店或酒店確認預訂
    住宿安排是相當復雜并耗費時間的工作，人數(shù)的統(tǒng)計，住宿場地的選擇和安排，如果有特殊情況需要調(diào)配也要及時處理，預留空間。還要及時將住房報告遞交飯店，確認最后的訂房數(shù)，這樣既可保證會議的住宿需要，又可避免不必要的支出。同時，主辦方要熟悉飯店、酒店的作業(yè)程序，例如如何處理截止日期以后的住房預訂。

2、與會住宿人員的確認。
    對與會人員進行統(tǒng)計，并確認與會者已經(jīng)收到酒店的住宿表格，提前確認與會者的房間是否安排得當，并寄發(fā)確認函。會務策劃公司的建議是，這件事最好不要由酒店來做，而是自己在收到住宿資料之后親自寄送住宿通知。

3、會務娛樂活動
    會議期間還應考慮與會者的娛樂活動的需要，會議地點要盡量安排在娛樂設施齊全、購物方便的地方。

二來要注意一些住宿安排的注意事項

1、選擇會務住宿地點的要求
    在選擇住宿的招待所、飯店、賓館、會議中心之時，要充分考察其基本設施是否齊全，安全性如何，價格是否合理，位置是否交通便利，環(huán)境是否安靜、整潔，然后綜合考慮選擇。如果由與會者自己支付住宿費，就需選擇幾家價格、條件不等的住宿場地供其選擇。

2、會務住宿的房間安排
    如果住宿由主辦方支付費用，主辦方可根據(jù)與會人員職務、年齡、性別、健康狀況和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。從會務策劃公司的經(jīng)驗來看，預定住宿的數(shù)量應略有富余為佳，以免遇到特殊情況。

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