周年慶活動策劃-從規劃到活動落地執行幾個重要環節

    周年慶即為企業成立周歲慶典，都是逢五、逢十進行的。即在本單位成立五周年、十周年、二十周年、三十周年以及其的倍數的時候進行。周年慶典不只是一個簡單的程序化慶典活動，而是一個企業團體已經步上正軌、茁壯成長的表現。

    怎么樣舉辦一場企業的周年慶呢？從周年慶整體氛圍、活動效果、布局排場、出席領導和嘉賓、致辭發言、現場節目等環節，都要力求做到最好的規劃，最好的安排。 那么一場成功的周年慶活動，到底如何策劃呢？

    廣州專業的周年慶策劃公司會從活動的場地規劃、周年慶的流程上進行創意的建議安排，讓周年慶活動可以很好的展示給領導、合作伙伴、公司員工。

第一，從活動概述上理解

    1、背景介紹+發展目標

    周年慶典不止是為了給公司企業慶生，更是為了總結企業發展歷程、展望企業未來，所以要在總結的基礎上做好過去和現狀的梳理，并提出新的發展目標，包括業務、人才、管理、合作等多個維度。

    2、時間的安排

    周年慶時間也不需要嚴格按照實際的創辦日期來定，前后一段時間都可以，但是要記得避開節假日和行業重要節點，方便嘉賓邀約和產生更廣闊的影響。

    3、場地的選定

    一場周年慶的活動場地是需要謹慎挑選的。一般來說，公司周年慶場所無非是自家公司場地或者酒店，IT行業，創新行業可能會選擇一些創意園作為活動的場地，這取決于活動量級和活動的需求，如果自己場地足夠，符合活動要求那么就可以在公司內部的場地舉辦，搭建相應的場地即可。但如果場地不合適，或者想要更好的效果，那么就可以選擇外面的酒店或者租賃其他場地。

    在場地選擇上，要考慮以下幾個因素：1、交通便利性；2、配套設施，可以安排主會場、外圍展示區、展示區、合影區、簽到區等等的規劃；3、場地是否具備足夠的停車空間；4、活動場地容納人數（考慮課桌式的擺放，還是晚宴圓桌式的擺放）。

    場地最好選擇交通位置較好的酒店，方便五湖四海到來的嘉賓，試想一下，周年慶都開始遠道而來的嘉賓還堵在酒店不遠處的要道上，或者光是找到酒店所在就繞了好幾條路，那么嘉賓對于周年慶的印象就大打折扣了。

    周年慶舉辦前要大致估算下嘉賓和主辦方人員，要確保酒店要要足夠的活動空間剛好容納總體人數，選擇太大的空間會顯得人數冷清，選擇太小的空間則顯得擁擠。另外選擇好場地后，安排專業的策劃公司進行場地規劃：比如舞臺搭建，大屏幕、音響設備、燈光等，如果是酒店原有的設備，就要溝通清楚是否滿足活動需求，一般酒店的設備沒有專業的人員操控，或者設備很多損壞的，只能試用平時簡單會議講話，但是一場隆重周年慶都是要專業設備和專業的團隊去運營執行的。

    由于周年慶外來嘉賓眾多，停車位很可能面臨不夠用的情況，那么要么選擇停車場所夠大的酒店，要么與物業方協商，在活動當天騰出足夠的停車場所，方便嘉賓的到來。

    4、嘉賓

    嘉賓的邀約一定要提前確定，先確定嘉賓名單和候選名單，再逐個聯系，一定要溝通好時間、地點，對于要上臺致辭的嘉賓也要提前說明。為了傳達更好的企業形象，可以邀請政府領導、行業大咖、業界名人、KOL甚至邀請明星、網紅站臺。各個嘉賓一定要妥善溝通，并安排好機票食宿等問題。另外，有些公司舉辦周年慶時，會安排兩場慶典活動，一場對內，參與人員為員工、渠道商、經銷商、合作伙伴等，一場對外，參與對象是媒體和公眾。對于這種情況，也要對邀請的嘉賓做好區分和聯絡。

二、活動策劃

    一場完整的周年慶可以包含發布會、簽到入場、精彩回顧、未來展望、頒獎盛典、文藝匯演、慶功晚宴等流程，不同流程之間要做好銜接，控制好時長，有序開展。

    周年慶發布會可以安排在慶典活動之前，邀請相關媒體參加，由董事長、總經理等企業高層接受媒體采訪，回答媒體提問，并發布通稿為活動預熱造勢。

    簽到入場就是周年慶真正開始了，要安排好接待人員做好引導和服務，比如走紅毯、在背景墻簽名等，企業高層要做好對重要嘉賓的接待和歡迎，攝影師要負責拍照留念，利于素材存檔和企業宣發。

    嘉賓步入會場后，先播放企業宣傳片，隨后活動準時開始，由主持人上臺開場，并隆重介紹到場嘉賓，并邀請主要領導和嘉賓上臺致辭，并播放相關PPT等文件，展示公司過去所取得的輝煌成就，暢想接下來的宏偉目標。

    在不同的環節中可以適當穿插暖場節目，歌舞、魔術、沙畫、抽獎、相聲等，或者融入了企業產品的節目也可以，節目表演可以由外包的專業團隊來承包，也可以由公司的內部員工自編自導后上臺匯演。

    接下來就可以進行周年慶頒獎盛典，宣布優秀員工、十佳員工、先進事業部、特殊貢獻獎等獎項的歸屬，然后邀請員工代表發表獲獎感言，與全場嘉賓分享下自身如何見證公司的成長。

     最后，便是晚宴環節，在迎賓人員的引領下大家入場，隨后由董事長等高層致敬酒辭，并宣布晚宴開始，觥籌交錯間還可以穿插游戲、抽獎等環節，讓現場氣氛推向高潮。

    在整場的周年慶活動中，為了打造可以更好的效果，應該注意以下細節。

    1、周年慶要有一個明確的主題，并圍繞主題撰寫一句主題SLOGAN，活動要緊扣主題來開展，并以此作為活動的重點來宣傳。

    2、主持人方面，可以聘請當地的著名主持人，也可以聘請播音主持系的實習生來主持，專業的主持人有著更好的控場能力，能夠更好的把握各個流程，并調節現場氣氛。

    3、嘉賓邀約時，可以以H5邀請函的形式發放，可以包含活動主題、現場流程、出席嘉賓、酒店路線甚至停車信息，并以酷炫音樂和燃情音樂烘托，顯得高大上。

    4、如果預算夠，又追求極致效果，那么3D全息投影投影舞臺是一個很好的選擇。

    5、現場的一些布置細節其實也能加分很多，比如講塑料瓶裝水改成玻璃水瓶的，老套俗氣的鮮花改成小型的簡單花卉，傳統的宣傳資料換成環保材料包裝，并找審美好點的公司設計排版等。

    6、現場的禮儀人員要著裝統一，而且盡量避免那種千篇一律、一股廉價感的旗袍，追求那種有檔次然后能讓人一眼看出是工作人員的服裝，然后要有專業的素養，話術統一，要能幫助嘉賓解決問題。別等媒體人員過來問廁所、出口在哪都不知道，那么整體印象都不會好到哪里去。

    7、活動流程的時間控制一定要設置好。周年慶不是行業交流會，你給到各個領導的致辭稿不要寫太長，不然領導念得難受，嘉賓也聽的沒有耐心，控制在3-15分鐘之內，同時要估算各個流程的大致時間，控制好整體時長，盡量不要超過3個小時（不包括晚宴）。

三、活動管理

    活動管理包含物料制作及采購、流程細化及確認、后期總結等。

    物料方面有慶典舞臺背景板、周年慶的宣傳片、簽到處布景板、拱形門、歷程墻、戶外就有空飄氣球、彩旗、指示牌、橫幅、海報、周年慶手提袋、慶典文化衫、宣傳畫冊、邀請函、嘉賓禮品、抽獎禮品、會場鮮花、桌椅、易拉寶、展架、通稿、媒體打包材料等。

    現場細化及確認是指要反復思考各個環節的流程是否有疏漏，以及如何分配人員到具體的事務。比如簽到、來賓、演員、禮儀、主持人、燈光師、攝影攝像、會場、晚宴等各個部分都要確認流程，并有專人對接，保證現場實施沒有差錯。比如演員禮儀管理這塊，就要找到專人負責演出工作、提前彩排、發放演出流程、樂隊人員管理、禮儀人員培訓、統一著裝等。

    在后期總結上，要做好文字、圖片、音頻、視頻等素材的整理和存檔，并做好活動物料的消耗和清點，并對整個活動進行書面的總結報告，分析亮點與不足，最終制作多媒體回顧光盤。

    總之一場周年慶活動是一個精細化管理的過程，不是簡單普通的自己公司內部年會，所以一定是需要專業的周年慶策劃公司從前期到活動當天的專業執行。

四、應急預案

    在專業的慶典策劃公司中，會反復提到“確認執行細節”，這是因為發布會本身及其復雜，包含著很多個細節，而某個細節出現問題，都可能導致慶典產生缺憾。所以需要在活動前和活動中不斷發現問題、預防問題、檢查問題，避免出現紕漏。

    在慶典前，要進行場地考察，安排專人與場地方進行協調溝通，細致了解會場情況，包括場地大小、應急電源、活動設備、防火通道等，同時要關注當天的天氣情況，要針對特殊情況準備備選方案，并建立應急小組。

    在慶典中和慶典后，要有物品保管和人身提示，同時做好重要物料的查驗，比如現場設備（包括筆記本電腦）要在前后多次進行檢查，確保良好運轉，特別是活動文件，要準備好兩臺筆記本備份，以防意外發生可以及時應對。

    還有用電問題，要保證用電的正常使用，自己親自做好功率測試，不然現場弄到一半跳閘就很尷尬了，還有現場有沒有應急電源，比如所在地區突發停電能不能保證繼續供電。又比如PPT翻頁筆至少準備兩支，打印機要搬到現場等。

五、團隊架構

    整個周年慶的籌備要建立相應的團隊，挑選組長和各個部分成員，比如會務組、接待組、演出組、宣傳組、禮儀組、后勤組、安保組、財務組等，同時各個成員要做好相應的溝通和培訓，要明確各組乃至個人的指責分配，保證團隊的執行和協作，這樣才能為周年慶的完美展開提供基礎。

    一場完美的公司周年慶活動并非易事，往往是整個公司無間協作下來的成果，除了好的方案外，精準的執行更是必不可少。只有這樣，才能保證優秀方案的成功落地，才能打造卓越的傳播效果，才能讓企業的良好形象深入人心。