會議策劃新活動行業(yè)的資源整合：從乙方到甲方

    新的活動，怎么樣資源整合起來，怎么玩活動策劃。當(dāng)作為活動主辦方的客戶(甲方)，經(jīng)過多次接觸或談判足夠信任你的公司的時候，意味著你們之間的溝通大部分已經(jīng)完成，這時，作為活動運(yùn)營公司更多的合同談判來源于跟其他執(zhí)行單位的合作方式。

    比如說燈光、音響、服裝、舞臺、道具、舞臺搭建等專業(yè)公司，與他們的談判和合作將會更加影響到公司的既得利潤及項目的順利進(jìn)行，因此，從執(zhí)行上和商務(wù)合作上來說，都應(yīng)該更加注重細(xì)節(jié)，更加學(xué)會保護(hù)自己的利益，因?yàn)楫?dāng)你與下游專業(yè)公司合作的時候，你的身份地位已經(jīng)改變，已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)樽鳛楣椭鞯募追搅恕?br />
    然而，公司的甲方地位其實(shí)更像是一個分包商的概念，因?yàn)閷τ诨顒优e辦方的客戶來講，你又是乙方，也就是服務(wù)供應(yīng)商，活動主辦方的客戶之所以能夠把項目交給你來做，更看重的是你們團(tuán)隊的資質(zhì)和運(yùn)營活動的整體水平，所以，活動公司作為雇主對于專業(yè)合作公司的選擇就顯得尤為重要。這時你選擇的專業(yè)合作公司將變成你團(tuán)隊一部分，將具有“雇傭軍”似的意義，它的專業(yè)性和水平的發(fā)揮，將直接關(guān)系到活動本身的成敗與質(zhì)量，決不能因?yàn)槌杀尽⑺饺岁P(guān)系等一些可控因素導(dǎo)致影響活動正常進(jìn)行的情況出現(xiàn)。

    一招不慎全盤皆輸，一條魚腥了一鍋湯，對于活動運(yùn)營公司來講，這將是件丟了西瓜撿芝麻的事情，最終影響的是你自己的聲譽(yù)與收益。

    新活動媒體是一個跨行業(yè)的資源整合的媒體，將某些工種分配給別的專業(yè)公司的過程類似于工程的發(fā)包商，其實(shí)就像裝修公司分別找電工、水泥工、木工。之后，在一個活動的全程運(yùn)營過程中，活動運(yùn)營公司應(yīng)該是這項大工程的總工程師，把控著工程中的各個環(huán)節(jié)，整個活動的靈魂諸如主題策劃等需要你來定奪，最后的執(zhí)行階段，導(dǎo)演要現(xiàn)場協(xié)調(diào)調(diào)度，其他諸如燈光、音響等等的技術(shù)保證，一旦出現(xiàn)問題，也都要由你來負(fù)責(zé)。

    由于活動策劃行業(yè)的特殊性，演出時需要雇請很多的演員，這充分體現(xiàn)了活動行業(yè)合同的專業(yè)性。比如07年的海南歡樂節(jié)，新活動傳媒需要請一些外籍舞蹈團(tuán)，這些外籍人員來中國的演出可能就涉及到合法性問題，如果他們是以旅行簽證來中國的，那么他們在中國的演出就是非法的，如果他們還要參加商演，就更加的不合法。這時，當(dāng)你以甲方的身份地位跟演藝公司簽合同時，就必須在合同里加上一條，就是演藝公司必須確保其演出的合法性，一旦出現(xiàn)糾紛，跟我(甲方)沒有關(guān)系。此外，演出團(tuán)體通常人比較多，合作期間還要簽署一些服從甲方安排的協(xié)議合同，以保證其為我服務(wù)的工作時間及他自己的人身安全。

    另一個更復(fù)雜的合同來源于租賃相關(guān)的專業(yè)設(shè)備。因?yàn)榛顒庸咀鋈魏我粋€活動幾乎都需要燈光、音響，LED等設(shè)備，在與這些公司簽訂合同的時候一定要強(qiáng)調(diào)其出租物品的所有權(quán)，或者說出租權(quán)。因?yàn)閺姆缮险f，如果他們不具有出租這個東西的所有權(quán)或出租權(quán)的話，那么就會出現(xiàn)權(quán)益糾紛。比如說這個東西是別人的，出租方只是借用了別人的東西，私自的把它轉(zhuǎn)租了，而沒有征得設(shè)備所有者的同意，然后等到某一天設(shè)備的主人突然發(fā)現(xiàn)了，于是跳到你(甲方)面前說，這個東西是他的，他從來就沒同意過乙方再出租。那么這個時候甲乙雙方簽訂的合同就處于一個無效或者說效力待定的狀態(tài)，因此在合同上一定要表明，與你簽合同的租貨公司(乙方)必須具有設(shè)備所有權(quán)或者出租權(quán)，一旦出現(xiàn)了合同無效或者權(quán)益糾紛的任何損失，就要由他(乙方)來承擔(dān)。

    當(dāng)一個活動公司的業(yè)務(wù)量足夠大，并且形成了一個行業(yè)自有品牌的時候，就可能擺脫傳統(tǒng)作坊式接單的活動運(yùn)營模式，而發(fā)展出一批穩(wěn)定的業(yè)務(wù)合作團(tuán)體，甚至衍生出參股的形式。在整個業(yè)務(wù)源頭上掌握一定的話語權(quán)，就可以形成一個類似于聯(lián)盟式的組織，一旦有項目啟動，聯(lián)盟組織可以全線統(tǒng)一出擊，產(chǎn)業(yè)鏈條上的各個環(huán)節(jié)獨(dú)立運(yùn)作，聯(lián)合發(fā)揮作用，而不是像分包一樣拿到訂單再分別找人來做。因此，如何更好地跨行業(yè)整合資源，是一般的活動運(yùn)營公司向品牌活動運(yùn)營公司過渡的重點(diǎn)和難點(diǎn)所在。

    讓我們輕松一下，講一個“信守合同”的小段子，張三在一家銀行門口擺攤賣燒紅薯，他賣的燒紅薯十分好吃，來買的顧客很多，不久便積攢下了相當(dāng)可觀的財產(chǎn)，他老鄉(xiāng)李四聽到這個消息后專門跑過來找他借錢，張三那個時候還沒有看過我們寫的這本書，但回答得卻足夠?qū)I(yè)，他說，“對不起老鄉(xiāng)，錢我本來是可以借的，不過活動策劃當(dāng)年我在這里擺攤設(shè)點(diǎn)的時候，便已經(jīng)和這家銀行訂下了合同：彼此決不搞殘酷的商業(yè)競爭，也就是說，銀行不賣燒紅薯，我呢，也決不經(jīng)營貸款業(yè)務(wù)，我怎能不信守合同呢?”